Privacyverklaring Studenten Rechten Vereniging Fides (SV Fides)

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle personen van SV Fides in verband met het vastleggen van de rechten en verplichtingen bij het verwerken van de persoonsgegevens. De betrokken personen zijn de aspirant-leden, leden, reünisten, niet-leden en introducees die aanwezig zijn bij activiteiten of derden die met de studievereniging contact hebben gelegd.

Welke gegevens worden er verwerkt?

Er worden persoonsgegevens verwerkt die u zelf aan ons heeft verstrekt en/of persoonsgegevens die wij hebben vergaard doordat u gebruik maakt en/of wilt maken van onze diensten. Er wordt zorgvuldig omgegaan met uw gegevens. De persoonsgegevens die SV Fides verwerkt zijn de volgende:

• Voor- en achternaam
• Geslacht
• Geboortedatum
• Contactgegevens
  • Adres
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
• IBAN-gegevens
• SEPA-machtiging
• Functie(s) binnen de vereniging indien het actieve leden betreft
• Informatie die u zelf uploadt
• Informatie die u zelf invult in een open veld, zoals in de opmerkingen bij de aanmeldingen van een activiteit
• Documentnummers indien dit vereist is voor het bezoeken van een activiteit of de buitenlandse reis

Wie verwerkt uw gegevens?

Slechts enkele personen binnen de vereniging hebben toegang tot uw gegevens. Het betreft de volgende functies:

• Voorzitter: toegang tot alle bovenstaande gegevens.
• Commissaris intern: toegang tot alle bovenstaande gegevens.
• Secretaris: toegang tot alle bovenstaande gegevens.
• Penningmeester: toegang tot alle bovenstaande gegevens.
• Commissaris extern: toegang tot alle bovenstaande gegevens.

De volgende partijen hebben toegang tot (een deel) van uw gegevens:

• Congressus: dit is de provider van onze website. Hierin wordt tevens het ledenbestand, waarin de gegevens van onze leden worden opgeslagen, bewaard en bijgehouden. Daarnaast worden de aanmeldingen van onze activiteiten via deze provider verwerkt en opgeslagen.
• Stichting Glow Student Events: deze stichting organiseert jaarlijks het grootste studentengala van Nijmegen, waarvan SV Fides een onderdeel uitmaakt. Aan onze leden wordt één keer per jaar een mailing gestuurd vanuit Stichting Glow Student Events vanwege een kortingscode voor dit studentengala.
• Studystore: bij deze organisatie kunnen de leden hun studieboeken en het lidmaatschap van SV Fides kopen. Na het kopen van het lidmaatschap verstrekt Studystore de naam en het e-mailadres van het nieuwe lid, zodat SV Fides dit in haar ledenbestand kan verwerken.
• De Hogeschool van Arnhem en Nijmegen: in verband met de aanwezigheidsplicht van de eerstejaarsstudenten wordt aan de HAN doorgegeven welke studenten uit het eerste jaar hebben deelgenomen aan de formele activiteiten van SV Fides, indien deze activiteit plaatsvindt gedurende collegetijden.

Waarom verwerken wij uw gegevens?

Bovenstaande gegevens kan SV Fides gebruiken voor de volgende doeleinden:

1. Het lidmaatschap

   Om lid te kunnen worden van SV Fides dient u zich in te schrijven via onze website en een persoonlijk account aan te maken. In dit account worden uw voor- en achternaam, geboortedatum, contactgegevens en IBAN-gegevens opgeslagen. Uw voor- en achternaam en contactgegevens worden opgeslagen, zodat wij weten wie u bent en op welke manier wij contact met u kunnen opnemen. Uw geboortedatum wordt opgeslagen in verband met bepaalde activiteiten, zoals de buitenlandse reis, waarvoor een bepaalde leeftijdsgrens wordt gesteld. Zo kan gecontroleerd worden of u aan deze leeftijdsgrens voldoet. Uw IBAN-gegevens worden opgeslagen in verband met het afschrijven van de jaarlijkse contributie van SV Fides.

2. De activiteiten

   Om deel te nemen aan onze activiteiten dient u zich aan te melden voor het evenement via de website van SV Fides. Indien mogelijk worden de gegevens van de activiteiten waaraan u heeft deelgenomen bewaard. Zo kunt u gemakkelijk terugvinden aan welke activiteiten u heeft deelgenomen. Daarnaast kunnen wij aantonen dat u aan een bepaalde activiteit heeft deelgenomen. Dit is bijvoorbeeld noodzakelijk wanneer er een formele activiteit wordt georganiseerd en de leden van het eerste studiejaar hieraan deelnemen gedurende collegetijden. Zodat er geen probleem ontstaat met de aanwezigheidsplicht en de afwezigheid van een college wordt geoorloofd, wordt de deelnemerslijst doorgezonden naar de propedeusecoördinator van de HAN.

3. Communicatie

   SV Fides gebruikt uw e-mailadres om mailings naar u te sturen, zodat u op de hoogte bent van onze opkomende activiteiten en ander nieuws. Indien u dit niet wenst, kunt u dit zelf aanpassen onder uw persoonlijke instellingen van uw account.

Wanneer worden uw gegeven gedeeld met derden?

Voor het verwerken van uw persoonsgegevens kan SV Fides dienstverleners (verwerkers) inschakelen die uitsluitend in onze opdracht uw persoonsgegeven verwerken. Met deze verwerkers wordt een verwerkersovereenkomst gesloten die voldoet aan de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Uw gegevens worden niet verstrekt voor commerciële doeleinden.

Hoe lang worden uw gegevens bewaard?

Uw gegevens worden niet langer bewaard dan nodig is. Na het beëindigen van uw lidmaatschap bij SV Fides worden uw gegevens nog twee jaar bewaard. SV Fides kan op grond van de wet bepaalde gegeven langer bewaren, omdat de wet ons dit verplicht.

Wat zijn uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens?

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming heeft u ten aanzien van uw persoonsgegevens een aantal rechten. Zo heeft u het recht tot inzage van uw persoonsgegevens, het recht op vergetelheid van uw persoonsgegevens , mits het lidmaatschapsrecht overeenkomstig de statuten wordt opgezegd, en het recht op correctie en verwijdering van uw persoonsgegevens. Daarnaast kunt u ons vragen om uw persoonsgegevens niet meer te gebruiken. Dit is het recht van bezwaar.

Indien u van een van bovenstaande rechten gebruik wilt maken, kunt u dit verzoek sturen naar info@svfides.nl. Op deze verzoeken wordt binnen vier weken een beslissing genomen.

Waar kunt u terecht als u ontevreden bent over de verwerking?

Als u klachten heeft over hoe er met uw persoonsgegevens wordt omgegaan, kunt u contact met SV Fides opnemen door een e-mail te sturen naar info@svfides.nl. Uiteraard is SV Fides bereid om u te helpen indien u klachten heeft. Mocht SV Fides niet met u tot een oplossing kunnen komen, dan heeft u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming het recht om contact op te nemen met de Autoriteit Persoonsgegevens en uw klacht daar voor te leggen.

Aanpassen Privacyverklaring

SV Fides behoudt zich het recht om de privacyverklaring aan te passen. Wijzigingen zullen op haar website worden gepubliceerd. Er wordt derhalve van u verwacht de website van SV Fides in de gaten te houden.